Apostila se tarifează separat. Pentru platformele care o cer — Skroutz, de exemplu — traducerea legalizată se apostilează la Camera Notarilor Publici, iar tariful se confirmă în funcție de numărul de documente și de termenul de obținere a apostilelor.

Ce acte de firmă traducem

Actele de firmă se traduc ca documente oficiale: fiecare rubrică, ștampilă și mențiune trebuie redată fidel, pentru că platforma sau instituția compară traducerea cu originalul, rând cu rând. Iată documentele care ajung cel mai des la noi.

Pe lângă acestea, traducem contracte comerciale, comenzi și facturi, licențe, autorizații și avize, adeverințe bancare, rapoarte financiare și audit, diplomele și CV-urile administratorilor, precum și corespondența cu instituțiile publice. Dacă ai un dosar mai mare, trimite-ne lista cerută de platformă.

Traducere certificat constatator: ce trebuie să știi înainte de a trimite actul

Certificatul constatator este extrasul pe care ONRC îl eliberează la cerere și care arată situația actuală a firmei. Nu se confundă cu certificatul de înregistrare, emis o singură dată, la înmatriculare: platformele cer de obicei ambele, împreună cu actul constitutiv, pentru că vor să vadă atât datele de identificare, cât și cine controlează firma și cine o poate reprezenta.

ONRC eliberează aceste documente doar în limba română, așa că orice instituție din afara țării are nevoie de o traducere. Traducerea certificatului constatator trebuie să redea fidel numele asociaților, calitatea lor, procentele deținute, adresele și codurile CAEN, pentru că verificarea se face prin compararea traducerii cu originalul. O rubrică omisă sau un nume scris altfel decât în act este motivul cel mai frecvent pentru care un dosar se întoarce.

Verifică trei lucruri înainte de a ne trimite actul

• că este certificatul constatator cel mai recent, cu toate mențiunile înregistrate până la data comenzii;
• că are toate filele și anexele, inclusiv cele privind sediile secundare sau punctele de lucru;
• că numele firmei, adresa și codul CAEN corespund exact cu datele pe care le vei introduce în platformă.

Traduceri acte firmă pentru platforme de vânzări online: Amazon, eBay, Skroutz și Apple Developer Program

Platformele de marketplace nu verifică firma în registrul român; verifică documentele pe care le încarci. De aceea, înscrierea unei firme din România pe Amazon, eBay sau Skroutz începe, în practică, cu traducerea actelor de firmă și, în unele cazuri, cu legalizarea notarială sau cu apostila pe traducere.

Traduceri Amazon: ce cere Seller Central la verificarea firmei

La deschiderea unui cont de vânzător, Amazon cere documente de verificare a firmei emise de o autoritate publică, într-o limbă acceptată — engleza și franceza sunt pe listă. Documentul trebuie să conțină numele firmei, numărul de înregistrare și data emiterii, iar Amazon îl acceptă doar dacă a fost emis în ultimele 180 de zile. Dacă originalul este în română, încarci originalul împreună cu traducerea legalizată la notar, semnată și ștampilată de un traducător autorizat.

Dosarul cere, în ordine: certificat constatator ONRC emis în ultimele 180 de zile, tradus în engleză sau franceză și legalizat la notar; certificatul de înregistrare ONRC, care confirmă numărul de înregistrare și codul unic de înregistrare; actul constitutiv și, dacă există, certificatul de mențiuni, traduse integral; documentele de identitate ale administratorului și dovada adresei firmei; documentele privind beneficiarii reali, cerute uneori separat, pentru asociații cu peste 25% din acțiuni.

La contul profesional se adaugă documentele care țin de bani și de fiscalitate: IBAN-ul contului bancar deschis pe numele firmei, numărul de TVA pentru vânzările în Uniunea Europeană și, pentru vânzările în Statele Unite, interviul fiscal pe care Amazon îl cere în Seller Central. Pentru listarea produselor ai nevoie de coduri GTIN — EAN sau UPC — emise de GS1, iar dacă nu le ai, Amazon poate acorda o excepție pe categorie. La categoriile restricționate — cosmetice, suplimente alimentare, produse pentru copii — se cer și certificate de conformitate, traduse în engleză.

Dosarul care trece verificarea este, în practică, un singur PDF cu actele traduse, legalizate și puse în ordinea din cerere: certificat constatator, act constitutiv, documente de identitate. Legalizarea notarială confirmă semnătura traducătorului, adică exact forma pe care Amazon o numește notarized translation.

Înregistrarea unei firme din România pe eBay

eBay nu are o piață românească proprie: firmele din România vând pe ebay.de, pe ebay.co.uk sau pe ebay.com, cu cont de business și cu plăți gestionate de eBay. De la intrarea în vigoare a Regulamentului european privind serviciile digitale, orice vânzător profesionist care listează produse pentru cumpărători din Uniunea Europeană trebuie să fie verificat integral înainte de a publica primul anunț. Practic, contul nu se activează și nu primești plăți până când eBay nu confirmă identitatea firmei, datele persoanelor care o controlează și contul bancar.

Înregistrarea începe cu un cont de business, nu personal: eBay cere denumirea legală a firmei, numărul din registrul comerțului, adresa sediului și codul fiscal, iar pentru conformitatea fiscală europeană (directiva DAC7) numărul de identificare fiscală al firmei. Urmează datele beneficiarilor reali, ale administratorilor și ale persoanelor care au control asupra contului, cu documente de identitate pentru fiecare. Contul bancar trebuie să fie pe numele firmei, iar numele de pe extras trebuie să coincidă cu denumirea din contul eBay, altfel plățile rămân blocate chiar dacă documentele sunt corecte.

Documentele se încarcă în format JPEG, PNG sau PDF, în color, cu toate cele patru colțuri vizibile și maximum 4 MB pe fișier, iar numele de pe documente trebuie să corespundă cu cele din cont. Pentru o firmă din România, documentul care se încarcă este certificatul constatator ONRC emis recent; dacă echipa de verificare a eBay nu poate citi româna, actul se încarcă împreună cu traducerea.

Traduceri eBay: ce se traduce și când se legalizează

Pentru eBay, traducerea autorizată este, în majoritatea cazurilor, suficientă: certificat constatator, certificat de înregistrare, act constitutiv, hotărâri ale asociaților și documentele de identitate ale administratorului. Legalizarea notarială se cere rar — la conturile de business mari, la verificări suplimentare după suspiciuni de contrafacere sau când eBay compară originalul cu traducerea și vrea confirmarea semnăturii traducătorului. Apostila nu este cerută de eBay pentru actele interne ale firmei, pentru că verificarea se face în Uniunea Europeană, între state care aplică aceleași reguli.

Înregistrarea unei firme din România pe Skroutz Marketplace

Skroutz este cea mai mare platformă de comparație de prețuri din Grecia și operează, din 2021, și un marketplace propriu, cu coș de cumpărături, plată online și livrare prin curier. Pentru o firmă din România, înseamnă acces la cumpărătorii greci fără să deschizi o entitate locală: vinzi din SRL-ul românesc, cu TVA și facturare din România, iar Skroutz încasează de la client și îți virează suma după livrarea comenzii. Ca să ajungi acolo trebuie însă să treci de o verificare de tip KYC care, pentru firmele românești, cere acte de firmă cu traducere și apostilă.

Înregistrarea începe pe portalul de parteneri, unde completezi denumirea firmei, CUI-ul, adresa sediului, persoana de contact și, dacă ai deja, linkul către fișierul XML sau CSV cu produsele. Echipa Skroutz verifică cererea, îți trimite termenii de colaborare, iar după ce îi accepți primești pe email linkul pentru crearea parolei de acces în Merchants Panel. Abonamentul anual costă 400 de euro plus TVA, se plătește cu cardul sau prin transfer și poate fi eșalonat până la 12 rate fără dobândă. Fără abonament contul nu se activează, chiar dacă documentele sunt în regulă.

Verificarea firmei se face prin EveryPay, procesatorul de plăți al Skroutz, în baza Legii 4557/2018 privind prevenirea spălării banilor. Procesul are patru pași: confirmarea datelor firmei, confirmarea datelor reprezentantului legal, identificarea acestuia printr-un selfie făcut cu camera telefonului și încărcarea documentelor. Un detaliu care produce respingeri: documentele se încarcă fie ca fișierul electronic original primit de la emitent, fie ca fotografie clară a originalului tipărit. Scanările decupate, fotografiile înclinate și capturile de ecran nu sunt acceptate.

Pentru România, lista cerută de Skroutz include dovada identității și dovada adresei pentru reprezentantul legal și pentru acționarii care dețin 25% sau mai mult din capital, dovada existenței firmei (proof of business), ultimele situații financiare auditate și dovada IBAN-ului pe numele firmei. Dovada existenței firmei este exact actul pe care îl traducem cel mai des: certificatul constatator ONRC, eliberat cu câteva zile înainte de încărcare, care arată denumirea, CUI-ul, sediul, administratorii și starea firmei în registrul comerțului.

Traduceri Skroutz: apostila și traducerea pentru firmele din România

Skroutz marchează explicit, pentru firmele din România, că dovada existenței firmei are nevoie de apostilă și de traducere. Ordinea pașilor contează și costă bani dacă e greșită: apostila pe certificatul constatator original se obține la tribunalul competent pentru registrul comerțului, apoi actul apostilat se traduce de un traducător autorizat, traducerea se legalizează la notar, iar la final apostila pe traducerea legalizată se ia de la Camera Notarilor Publici. Dacă traduci primul și apostilezi după, traducerea nu mai conține textul apostilei și se reface. Detaliile despre tarife și despre ce se legalizează sunt pe pagina de traduceri juridice.

Limba traducerii: engleza este limba în care Skroutz și EveryPay lucrează de obicei cu documentele emise în afara Greciei, iar pentru o firmă din România traducerea în engleză acoperă în același timp Amazon, Allegro și Kaufland.

Cele mai frecvente motive de respingere la firmele românești sunt certificatul constatator mai vechi de 30 de zile sau emis înainte de ultima modificare din registru, denumirea firmei care nu corespunde cu cea din cont (o virgulă în plus, un SRL scris altfel), IBAN-ul încărcat care aparține administratorului și nu firmei, actul constitutiv lipsă atunci când platforma vrea să vadă structura acționariatului și traducerea făcută fără apostila pe traducere. Toate se rezolvă înainte de încărcare, nu după ce primești emailul de respingere.

Apple Developer Program: traduceri pentru înscrierea firmei

Înscrierea în Apple Developer Program pe numele unei firme trece printr-o verificare a identității care este, de fapt, o verificare a firmei și a persoanei care o reprezintă. Pentru organizații, Apple cere numărul D-U-N-S al companiei, adresa sediului, datele persoanei care înscrie firma și dovada că aceasta lucrează pentru companie. Documentele care se încarcă sunt, în practică, cele pe care le traducem cel mai des la firmele de comerț online: certificat constatator ONRC semnat și ștampilat, actul constitutiv în ultima versiune, certificatul de atestare fiscală, documentul de identitate al reprezentantului și un specimen de semnătură al persoanei autorizate să semneze pentru firmă.

Apple acceptă traduceri autorizate și traduceri legalizate făcute de persoane juridice din România, dar nu acceptă traduceri generate automat de calculator. Dacă documentele nu sunt într-o limbă acceptată, trebuie însoțite de traducere autorizată în engleză. În anumite cazuri, Apple poate cere documente de afaceri legalizate, ca să confirme că exemplarul încărcat este o copie fidelă a originalului — de aceea pregătim traducerea legalizată direct, dacă dosarul merge la o organizație care nu a mai fost verificată.

Ordinea practică este simplă: obții certificatul constatator actualizat de la ONRC, îl traducem în engleză, îl legalizăm la notar dacă Apple cere copie legalizată, apoi încarci în portalul Apple Developer documentele împreună cu actele de identitate ale reprezentantului. Verificarea durează de regulă câteva zile lucrătoare, iar motivul cel mai frecvent de respingere este denumirea firmei care diferă între actul ONRC și contul creat — de aceea traducem denumirea exact cum apare în registru, nu într-o formă „curățată” pentru engleză.

Ce facem practic pentru un dosar de platformă: cerem lista de documente primită de la Amazon, eBay, Skroutz sau Apple, verificăm dacă originalul trebuie apostilat înainte de traducere, traducem actele în engleză sau franceză, le legalizăm la notar și le livrăm ca un singur PDF, în ordinea din cerere, plus originalele pentru apostilă.

Legalizare notarială și apostilă: ordinea corectă a pașilor

Apostila de la Haga înlocuiește supralegalizarea între statele care au aderat la convenția din 1961, iar România este parte din 2001. Ea certifică autenticitatea semnăturii și a ștampilei de pe document, nu conținutul lui, și se poate pune doar pe documente oficiale, nu pe copii simple. Pentru actele de firmă, ordinea pașilor este strictă:

1. Apostila pe actul original. Pentru documentele emise de ONRC, apostila se obține de la tribunalul competent pentru registrul comerțului. Acest pas se face înainte de traducere, pentru ca traducerea să includă și apostila.
2. Traducerea autorizată. Traducem actul și apostila din română în engleză sau franceză, cu traducător autorizat de Ministerul Justiției, cu ștampilă și semnătură.
3. Legalizarea notarială. Notarul legalizează semnătura traducătorului: 61 lei pentru fiecare document, indiferent de numărul de pagini ale actului, și 12 lei pentru fiecare exemplar suplimentar.
4. Apostila pe traducerea legalizată. Se obține de la Camera Notarilor Publici, pentru că traducerea legalizată este ea însăși un act notarial. Camerele notarilor publici eliberează apostila pe actele notariale începând cu 26 noiembrie 2010.
5. Livrarea dosarului. Primești PDF-ul autorizat pe e-mail și exemplarele tipărite, plus fișierul unic pregătit pentru încărcarea pe platformă.

Nu toate platformele cer apostilă: Amazon cere, de regulă, traducere legalizată, iar Skroutz cere apostilă și traducere pentru firmele din România. De aceea stabilim pașii împreună, după cerința platformei, și nu adăugăm costuri de care nu ai nevoie. Dacă documentul pleacă într-un stat care nu este parte la convenție, în locul apostilei se face supralegalizare.

Ce ne trimiți și cum se face comanda

Totul se poate face de la distanță, fără drumuri la birou. Pentru traducere este suficientă o fotografie clară a actelor; pentru legalizare și apostilă avem nevoie de original sau de copie certificată, pe care le ridicăm prin curier dacă nu ajungi la sediu.

1. Trimite actele. Fotografii drepte ale tuturor filelor, cu actul întreg în cadru, sau un PDF. Scrie în mesaj și limba în care ai nevoie de traducere.
2. Confirmăm tariful și termenul. Îți spunem în câteva minute câte pagini are dosarul, dacă e nevoie de legalizare și dacă platforma cere apostilă.
3. Traducem și legalizăm. Traducător autorizat, ștampilă, legalizare la notar în același loc, fără comision din partea biroului.
4. Livrăm. PDF autorizat pe e-mail în 1–2 zile lucrătoare, exemplarele tipărite la sediul din Șos. Mihai Bravu 62A sau prin curier, 30 lei/livrare.

Traducem și alte limbi — germană, italiană, spaniolă — la tarife care depind de limbă; cere o ofertă pentru dosarul tău. Pentru firmele care se înregistrează în România traducem și invers, din engleză sau franceză în română, la același tarif de 30 lei/pagină.

Întrebări frecvente despre traducerea actelor de firmă

Vezi și: prețuri traduceri · traduceri juridice · traduceri legalizate · apostila de la Haga · supralegalizare · traduceri economice · traduceri autorizate